Yhteistyön kehittäminen työpaikalla
Muuttuva järjestötyö vaatii työntekijöiltä ja -yhteisöiltä koko ajan enemmän joustavuutta, epävarmuuden sietämistä sekä entistä laajempaa osaamista ja asiantuntijuutta. Muuttuvassa ympäristössä pärjää, kun yhteistyö työpaikalla toimii. Toimiva yhteistyö edellyttää luottamusta, jota puolestaan vahvistaa toimiva vuorovaikutus. Toimiva yhteistyö näkyy parempana työhyvinvointina niin yksilön kuin työyhteisönkin tasolla. Kehittämishanke kannattaa ajoittaa sellaiselle ajankohdalle, kun muita isoja hankkeita ei ole tiedossa.
Monessa järjestössä hyödynnetään digitaalisia työvälineitä yhteistyön tukena. Välineiden käytön tulisi olla vaivatonta, eikä se saisi viedä liikaa huomiota itse yhteistyöltä. Parhaimmillaan etävälineet säästävät aikaa ja tuovat hajallaan olevaa työyhteisöä lähemmäs toisiaan.
Miksi yhteistyön kehittäminen kannattaa?
- Työn kuormitus vähenee
- Ilmapiiri säilyy hyvänä, kun asioista sovitaan yhteisesti
- Tiedonkulku ja vaikutusmahdollisuudet paranevat ja ideoita syntyy helpommin
- Osaamisen jakaminen helpottuu
- Työhön liittyvät tavoitteet selkeytyvät
Näin meillä kehitettiin: Office 365 -ohjelmisto yhteistyön tukena Hengitysliitossa
Hengitysliitto päätti vuonna 2016 ottaa käyttöön Office 365 -ohjelman helpottamaan tiedon ja tiedostojen jakamista sekä yhteydenpitoa. Käyttöönoton sujuvoittamiseksi toteutettiin hanke. Hankkeen aluksi laadittiin henkilökunnalle koulutustarvekysely.
Office 365 otettiin Hengitysliitossa käyttöön yhteisen tiedon jakamisen ja dokumenttien käsittelyn helpottamiseksi. Yhteinen työtila koettiin tärkeäksi, sillä osa henkilökunnasta työskentelee aluepaikkakunnilla. Käyttöönoton alkuvaiheessa teetetty kysely toi esiin lisäkoulutuksen tarpeen, johon vastattiin järjestämällä käyttökoulutusta.
Kun kaikilla oli riittävät taidot ohjelmiston käyttöön, sovittiin yhteisistä toimintatavoista ja pelisäännöistä sekä tiimien sisällä että niiden välillä. Keskustelutilaisuuksiin osallistui koko työyhteisö. Lopuksi arvioitiin saavutuksia ja pohdittiin tulevia toimenpiteitä pelisääntöjen vakiinnuttamiseksi.
Hankkeen jälkeen avun pyytäminen toisilta on ollut helpompaa. Hengitysliiton kehittämishankkeen vastuuhenkilöt toteavat, että yhteistyönäkökulma ja työn sujuvoittamisen tavoite ohjelmiston käyttöönotossa tekivät asiasta kaikille tärkeän. Työstä tuli kehittämishankkeen myötä sujuvampaa, ja eri toimipisteissä ja työtehtävissä työskentelevät kokevat keskinäisen yhteistyön helpottuneen ohjelmiston myötä.
Hengitysliiton vinkit uuden ohjelmiston ja toimintatapojen käyttöönottoon:
- Sovituista asioista on prosessin aikana pidettävä kiinni.
- Kehittämisen kohteena olevat asiat on hyvä ottaa säännöllisesti esille yhteisissä palavereissa.
- Paras tapa taitojen oppimiselle on oppia toisilta käytännön työssä.
- Henkilökunnan koulutukselle ja järjestelmän käytön tuelle tulisi järjestää riittävästi aikaa. Työntekijät voivat olla eri tasoilla taidoiltaan.
- Esimiehille voi jakaa vastuuta oman työtiimin jäsenten lähtökohtien ja koulutustarpeen kartoituksessa ja järjestää tarvittaessa vaikka henkilökohtaista ohjausta. Tämä myös lisää johtajien sitoutumista kehitysprosessiin.
Hengitysliiton kehittämishanke toteutettiin osana Siviksen Osaaminen ja työhyvinvointi järjestötyössä -hanketta.
