Sivis on huomioinut GDPR-asetuksen palveluissaan

pe 4. toukokuuta 2018 14.22.00

Opintokeskus Sivis on huomioinut toukokuussa voimaan astuvan EU:n tietosuoja-asetuksen omissa palveluissaan. Siviksen asiakkaiden tiedot tallentuvat opintokeskuksen omaan koulutuksenohjausjärjestelmään Sivisverkkoon.

Siviksellä on oppilaitoksena oikeus kerätä jäsenjärjestöjensä toteuttamista Siviksen taloudellista tukea saavista koulutuksista seuraavat osallistujatiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja sukupuoli. Tiedot tallennetaan Sivisverkkoon, jossa niitä saavat käsitellä vain kyseisen koulutuksen järjestön vastuuhenkilöt sekä Siviksen nimetyt työntekijät raportointitarkoituksessa. Sivis tuottaa osallistujatiedoista raportteja eri viranomaisille. Koulutuksen toteuttajien ei tule säilyttää paperisia osallistujalistoja itsellään sen jälkeen, kun osallistujatiedot on tallennettu Sivisverkkoon. Sivisverkko toimii myös Opintokeskus Siviksen asiakasrekisterinä.

Sivisverkon henkilötietojen käsittelyn perusteet:

a) Koulutukseen osallistuja (vertaisopintoryhmä tai opintojakso) ilmoittautuu koulutukseen joko itse Sivisverkon kautta ilmoittautumalla tai koulutuksen vastuuhenkilö lisää osallistujan ilmoittautumiseen tarvittavat tiedot: (sähköpostiosoite (käyttäjätunnus), etunimi, sukunimi, sukupuoli). Osallistuja voi saada opintopisteytetyistä koulutuksista opintosuoritusmerkinnän, jolloin hänelle tallentuu todistus opintorekisteriin.

Koulutukseen osallistujien henkilötietojen käsittely perustuu Sivikselle laista tulleisiin raportointivelvoitteisiin.

b) Vastuuhenkilöt (koulutuksen ja yhdistyksen vastuuhenkilöt, keskusjärjestön pääkäyttäjät), luovat itse käyttäjätunnuksen tunnistautumalla omilla pankkitunnuksillaan Sivisverkkoon ja hakevat omaan organisaatioonsa käyttäjäoikeutta.

Siviksen vastuuhenkilöt lisäävät käyttöoikeuden heille itselleen, näin ollen tietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Vastuuhenkilöiden vastuut löytyvät opintojaksojen ja vertaisopintoryhmien ohjeista: (https://sivisverkko.ok-sivis.fi/#/kirjaudu )

c) Sidosryhmäläinen on Siviksen jäsenjärjestöjen tai yhteistyökumppanien yhteyshenkilö, esimerkiksi järjestön toiminnanjohtaja. Sivisverkko toimii myös Siviksen asiakasrekisterinä, josta voidaan lähettää sidosryhmäläisille ajankohtaisia tiedotteita Siviksen toiminnasta.

Henkilötietoja käsitellään Siviksen oikeutetun edun perusteella, joka perustuu Siviksen ja järjestön / yhteistyökumppanin läheiseen yhteistyöhön.

Sivisverkon rekisteriselosteet ja opintorekisteriseloste löytyvät Sivisverkon kirjautumissivun alalaidasta.

Lisätietoja saat Siviksen henkilökunnalta