Sintra yhdistää ihmiset ja tiedon
to 12. lokakuuta 2017 13.30.00
Siviksessä on pian takana vuosi tiivistä intraprojektia. Vuosi voisi pikaisella laskutoimituksella tuntua pitkältä ajalta, mutta näin mittavassa uudistuksessa se ei ole aika eikä mikään.
– Vasemmalla kädellä tätä työtehtävää ei olisi voinut hoitaa, projektipäällikkö, Siviksen mediasuunnittelija Anu Törrö sanoo.
Törröä kannattaa uskoa. Siviksessä hän on se, joka on vastannut intran tarvekartoituksesta, kanavan lanseeraamisesta, teknisestä tuesta ja perehdyttämisestä. Törrö huolehtii vastaisuudessa myös palvelun jatkokehittämisestä.
Uurastus on projektipäällikön mukaan ollut ehdottomasti vaivan väärti.
– Valo Intranet on monipuolisiin tarpeisiimme sopiva paketti. Saimme sen myös suhteellisen vaivattomasti ja nopeasti käyttöömme, Törrö iloitsee.
– Sosiaalisen ja viestinnällisen intran myötä ennen kaikkea tieto on tullut näkyväksi.
Unelmien intra ei rakennu ilman pohjatyötä
Siviksessä intran virkaa toimitti aiemmin hyvin hiljainen Moodle, joten vaaraa vanhan järjestelmän liiallisesta vaikutuksesta uuteen alustaan ei ollut.
Merkittävintä taustamateriaalia intran rakentamisessa olivat työntekijöiltä kerätyt toiveet ja ajatukset. Ne auttoivat jalostamaan mallia ”unelmien intrasta”.
– Tein pohjatyötä koko viime kevään. Haastattelin työntekijöitämme yksittäin ja ryhmissä, ja kaivoin esiin heidän näkemyksiään, Törrö kertoo.
– Asetimme odotukset korkealle. Toivoimme, että uusi intra vahvistaisi työyhteisön hyvinvointia ja hyvää työilmapiiriä ja että sisäinen viestintä olisi selkeästi sidoksissa ulkoiseen viestintään. Myös tiedon jakamisen, saannin ja löytämisen helppous koettiin keskeiseksi lähtökohdaksi.
Sivikseen soveltuvan järjestelmän ja kumppanin valinnassa toimivat tärkeänä referenssinä myös muilta järjestötoimijoilta kerätyt kokemukset ja palautteet.
– Ne läpikäytyämme vakuutuimme viimeistään siitä, että Sininen Meteoriitti on meille oikea partneri, ja yrityksen pitkälle räätälöimä Valo etsimämme uuden ajan Intranet.
Kysy ja kuuntele
Digitaalinen työympäristö ja yhteistyöskentely sekä sitä tukevat työvälineet tulivat Sivikseen ikään kuin intran kylkiäisinä, mutta tärkeinä sellaisina, sillä Sintra pohjautuu Sharepoint-järjestelmään ja tuo myös Microsoft Office 365 -toiminnallisuudet osaksi Opintokeskuksen arkea.
– Digitaaliset työkalut on otettu talossa ilolla vastaan, Törrö sanoo.
Esimerkiksi Skype for Busineksen, OneDriven ja Yammerin käyttöönotto on vaatinut jokaiselta työntekijältä itsensä haastamista tutkimaan ja testaamaan sekä työnantajalta valmiutta toteuttaa liuta sisäisiä koulutuksia.
– Koulutuksissa on keskitetty työkalujen peruskäyttötaitoihin ja osoittamaan, miten asioita eri tavalla tekemällä voidaan parantaa työnteon tuloksellisuutta.
Siviksessä esimerkiksi Yammer toimii nyt tehokkaana sisäisen viestinnän kanavana. Jokainen työntekijä on liittynyt palveluun, ja ainakin lukee viestejä.
– Erityisesti Yammerin Sivisverkko -ryhmästä on ollut päivittäisessä työssä iso apu, kun joku osaa ja ehtii aina neuvomaan eteenpäin.
Intran herättämiä kysymyksiä varten hän perusti oman Kysymys ja vastaus -palstan, jossa saa pohtia mitä tahansa uuteen järjestelmään liittyvää – tyhmiä kysymyksiä ei ole olemassakaan.
– Kysely, kuuntelu ja osallistaminen vievät tätä uudistusta jo pitkälle.
Sintra elää ja muuttuu tarpeiden mukana
Siviksessä tehtiin heti intraprojektin lähtökuopissa tietoinen päätös siitä, että työ viedään kerralla kunnolla maaliin. Samalla kuitenkin luovuttiin liiallisesta täydellisyyden tavoittelusta.
– Jokainen saa tottua uusiin työskentelytapoihin ja työkaluihin omaa tahtia emmekä odota, että tämä kaikki tapahtuisi heti.
– Ymmärsimme myös, etteivät rahkeemme riitä toteuttamaan kerralla kaikkia intraan liittyviä uudistuksia.
Suurin haaste onkin Törrön mukaan ollut sähköpostien synkronointi vanhan palvelun ja Office 365-ympäristön välillä, jota ei ole rajallisten resurssien vuoksi ehditty vielä viemään eteenpäin.
– Muuten Siviksessä on nyt käytössä aina uusin intra, sillä Valo päivittyy neljä kertaa vuodessa, Törrö hehkuttaa.
Marraskuun lopussa Siviksessä juhlistetaan intran eli tuttavallisemmin Sintran 100 päivää.
– Kakkukahvien lomassa voimme ottaa kuvaannollisesti askeleen taaksepäin, ja tarkastella, missä vaiheessa projektia olemme nyt ja mihin olemme menossa, Törrö miettii.
Teksti: Marinella Ruutu
Kuvat: Jarmo Siira
Gallup sivisläisille: Miten tyytyväinen olet uuteen intraan asteikolla 1-10? Perustele. Kerro jokin esimerkki, miten Sintra on muuttanut työnteon tapojasi?
Tanja Malk, koulutussihteeri:
Annan arvosanaksi 9. Sintrasta ei löydy moitittavaa. Vielä kun saamme sähköpostin synkronoitua, päästään kymppiin.
Tiedonkulku on intran avulla parantunut miljoona prosenttia. Seuraan esimerkiksi Yammerin kautta eri ryhmien viestittelyä.
Kirsi Ahonen, asiantuntija, Siviksen intravastaava, Helsinki:
Tyytyväisyyteni on 9, koska työtapojen opettelu on vielä kesken, mutta uskon, että Sintra ja Office 365-toimintaympäristö joustavoittavat ja selkeyttävät työskentelyä. Prosessi on viety läpi mallikkaasti ja koulutusta on ollut hyvin saatavilla.
Asiakirjojen jakaminen ja työtilat Yammer-ryhmineen ovat jo nyt auttaneet organisoimaan asioita ja vähentäneet sähköpostin määrää.
Lotta Pakanen, asiantuntija, Oulu:
Sintra saa minulta arvosanan 9. Perustelun tätä intran mahdollistamalla toiminnan ja työskentelyn läpinäkyvyydellä sekä vuorovaikutuksen monipuolistumisella.
Oulun aluetoimiston näkökulmasta Sintra on helpottanut ja nopeuttanut henkilöstön välistä vuorovaikutusta. Yhteistyön tekeminen on toimivaa, kun tieto (dokumentit) löytyy yhdestä paikasta.
Lea Lihavainen, asiantuntija, Joensuu:
Annan arvosanaksi 8,5. Kokonaisuus on hyvä eli Sintrassa on huomioitu toimintamme ja työmme osa-alueet monipolisesti: työryhmät, työtilat ja talon sisäinen viestintä. Yhteisen dokumentin kokoamismahdollisuus on hyvä juttu.
Mielestäni kehittämistä on Yammerin työryhmien seurattavuudessa. Yammerin viestivirta on toki kokonaisuutena plusmerkkinen. Ehkäpä meidän on pohdittava, onko tavoiteltavaa, että jokainen on mahdollisimman monessa ryhmässä mukana, vaikka työn kokonaisuuden hallinnan näkökulmasta se toki olisi perusteltua. Nopeat skype-viestit palvelevat loistavasti.
Käytän hiukan vähemmän sähköpostia, jota opin uskoakseni vielä entisestäänkin vähentämään.
