Asiantuntija avaa: Inhimillistä elämää tietojärjestelmässä
to 25. elokuuta 2016 11.00.00
Opintokeskus Sivis on suunnitellut vuodesta 2012 lähtien uutta koulutuksen ohjausjärjestelmää, jonka rakentamisvaiheessa olen ollut mukana. Siviksellä on ollut käytössään toistakymmentä vuotta Okryverkko, joka on ollut oiva väline järjestöjen Siviksen tuella toteutettavan koulutusten hallinnointiin. Okryverkko on tullut palveluvuosiltaan täyteen, joten aloimme suunnitella uutta koulutuksen ohjausjärjestelmää jäsenjärjestömme kanssa yhteistyössä. Tavoitteena oli tehdä mahdollisimman paljon käyttäjien tarpeita palveleva järjestelmä. Matka on ollut pitkä ja osin kivuliaskin: projektin suunnitteluvaiheessa pääkapellimestarina toiminut tietohallintopäällikkömme menehtyi äkilliseen sairauteen, joten Sivisverkon varsinainen rakentaminen jouduttiin valitettavasti toteuttamaan ilman häntä. Elämä on inhimillistä ja ihmeellistä, asioita voi valmistella paljon ja huolellisesti, mutta koskaan ei voi tietää, mitä yllättävää seuraavaksi tapahtuu.
Sivisverkko on Okryverkkoon verrattuna laajempi järjestelmä, jonne voi halutessaan viedä järjestön muutkin, kuin Siviksen kanssa yhteistyössä toteutettavat koulutukset. Järjestelmään voi lisätä järjestön koulutuksen kokonaissuunnitelman ja koulutustoiminnan ohjaus- ja raportointityökaluja on monipuolistettu, samoin kuin yksittäisten koulutusten hallinnointiin liittyviä ominaisuuksia (mm. sähköinen koulutukseen ilmoittautuminen, koulutuskalenteri ja palautteiden kerääminen). Uutta on myös opintorekisteri: järjestön opintojaksoja on mahdollista osaamispisteyttää ja niistä myönnetään todistus, joka tallentuu opiskelijan henkilökohtaiseen opintorekisteriin.
Sivisverkko otetaan käyttöön syyskuun alusta asteittain. Vuoden 2017 alusta lähtien se otetaan käyttöön täysimääräisesti. Sivisverkossa koulutuksen hallinnointi- ja kehittämispalveluja on modernisoitu palvelemaan sujuvammin 2010-luvun järjestöjen koulutustoimintaa ja sen kehittämistä. Järjestön ei tarvitse ottaa heti käyttöön kaikkia Sivisverkon ominaisuuksia. Ensin voi rauhassa tutustua järjestelmän perustoimintoihin, ja sen jälkeen ottaa käyttöön omaan toimintaan parhaiten soveltuvia osioita. Perusasiat, eli tuntiehdotusten tekeminen, tuntien jakaminen ja opintojaksojen ja vertaisopintoryhmien suunnitelmat ja selvitykset, tehdään myös Sivisverkossa.
Me Siviksen asiantuntijat autamme tai keskustelemme Sivisverkon käytöstä mielellään kanssanne: puhelimitse, sähköpostitse, järjestövierailuilla tai vaikkapa Sivisverkosta löytyvässä chat-palvelussa.
Elämä on ihmeellistä ja inhimillistä, eikä sitä voi koskaan suunnitella täysin valmiiksi. Näin on myös Sivisverkon kanssa, se elää teidän tarpeidenne ja käyttökokemuksianne kuunnellen. Sivisverkkoa rakennetaan toiminnallisuuksiltaan sujuvammaksi samalla, kun järjestelmä on jo otettu käyttöön, koska vasta käyttäjien kokemusten perusteella voidaan arvioida, miten järjestelmä oikeasti toimii teitä parhaiten palvellen.
Toivotan teille kaikille mielenkiintoista ja uuden järjestelmän alkua ihmettelevää syksyä uuden järjestökoulutuksen ohjausjärjestelmän parissa.
Susanna Plathan
apulaisrehtori, asiantuntija
Opintokeskus Sivis
