Saammeko esitellä: johdon assistentti Anni Piipponen

ti 9. huhtikuuta 2019 09.05.00

Johdon assistentti Anni Piipponen palasi maaliskuun alussa takaisin työn äärelle Opintokeskus Sivikseen äitiysvapaan jälkeen. Anni kertoo, että töihin oli jännä palata: esimies oli vaihtunut ja muutama uusi kollega saapunut taloon.

– Henkilömuutoksien myötä taloon on tullut uusia toimintatapoja, mikä on kuitenkin hyvä ja oikein virkistävää, Anni summaa.

Anni kertoo työnkuvansa olevan todella monipuolinen. Tärkeimmäksi tehtäväkseen Anni nimeää johtoryhmän ja hallituksen tukemisen heidän työssään. Hän toimii ikään kuin työnantajan ja työntekijöiden välissä. Johdon assistentin työhön kuuluu hyvin yksityiskohtaisia asioita, kuten asialistojen ja pöytäkirjojen ulkoasun muotoilua, sekä toisaalta suurempia projekteja, joista hyvänä esimerkkinä keskustoimiston muuton organisointi yhdessä hallintopäällikön kanssa reilu vuosi sitten.

Sivis on ajassa kiinni

Anni kiittelee, että Sivis on organisaationa ajassa kiinni, ja esimerkiksi etätyökäytännöt ovat kehittyneet pitkälle moneen muuhun organisaatioon verrattuna.

– Työn murroksesta puhutaan paljon ja onkin mielenkiintoista miettiä omassa työssään, voiko jonkin asian hoitaa toisella tavalla tai voiko esimerkiksi kone tehdä sen, Anni sanoo.

Tällä hetkellä Annilla toivoo pääsevänsä nopeasti kartalle kaikesta, ja tavoitteena on töiden haltuunotto. Kun puheeksi tulee uudet työkalut, Anni innostuu kertomaan Office 365:n Plannerista.

– Planner on minusta mahtava! Sinne voi laittaa tehtäviä, joille voi lisätä esimerkiksi määräpäiviä, liitteitä ja check-listoja. Tehtäviin voi merkitä, ovatko ne tilassa ei aloitettu, kesken vai valmiita. Kannustan kaikkia kokeilemaan sitä, Anni kertoo.

Saksan lippujen metsästystä ja muita tehtäviä

Annilla on takanaan pitkä Sivis-ura. Hän tuli taloon vuonna 2010 Hakaniementorin toiselta puolelta sijaitsevasta Metallityöväen liitosta, jossa hän hoiti jäsenrekisteriä.

Anni kertoo, että Siviksessä työskentelyssä erityisen motivoivaa on se, että saa olla monessa mukana. Tärkeää on myös se, että organisaation perusajatus on omien arvojen mukainen. Johdon assistentin monipuolisen koulutuksen saanut Anni kertoo myös pääsevänsä käyttämään laajaa osaamistaan työssään.

Lähes kymmenen Siviksessä vietetyn vuoden varrelta Annille nousee hauskoja muistoja mieleen. Yksi mieleenpainuvimmista työtehtävistä on ollut bäkkäritarjoilujen järjestäminen Tuokio-klubille.

– Kerran metsästin hanketta varten tietynkokoista Saksan lippua suurlähetystöstä asti.

Työn, opintojen ja perhe-elämän yhdistämistä

Kirjoittaminen on Annin intohimo ja hän onkin kirjoittanut yli 10 vuoden ajan ammattiyhdistyksensä Aito HSO:n lehteen. Siviksessäkin yksi mieluisimmista asioista on kirjoittaminen ja uutisten tekeminen Siviksen intraan eli Sintraan.

Anni on mukana Siviksen tiedonhallintaprojektissa, joka kulkee sisäisen viestinnän kanssa käsi kädessä. Sisäinen viestintä onkin hyvin keskeistä Annin työssä.

– Sisäinen viestintä kiinnostaa ja haluan olla sen kehityksessä mukana. Tässä työssä ei tarvitse jämähtää paikoilleen, vaan jatkuvasti pääsee oppimaan uutta, Anni kertoo.

Harrastuksina Annilla on jooga, koiran kanssa lenkkeily ja metsässä käppäily yhdessä perheen kanssa. Kaikenlaisia kodin remontointi- ja järjestelyprojekteja on myös koko ajan käynnissä. Vapaa-aika on kuitenkin viime aikoina jäänyt vähäisemmäksi perheen kasvaessa.

Kevään suunnitelmana Annilla on aloittaa opinnäytetyön kirjoittaminen. Hän opiskelee sähköisen asioinnin ja arkistoinnin ylempää ammattikorkeakoulututkintoa Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulussa (XAMK).

– Opinnäytetyö on tarkoitus tehdä toimeksiantona Sivikselle, ja se tulee liittymään tiedonhallintaprojektiimme. Minua kiinnostaa erityisesti, mitä tietoa ihmiset hakevat ja tarvitsevat sekä sen pohjalta miettiä, miten tiedonhallinta kannattaa toteuttaa, Anni kiteyttää.

Lopuksi Anni antaa kirjavinkkinä kaikille itsensä kaltaisille ”levottomille multitaskaajille” Minna Huotilaisen ja Mona Moisalan Keskittymiskyvyn elvytysopas -kirjan, jossa myös kannustetaan muistilistojen käyttöön.

– Yksi kirjan vinkeistä on muistin ulkoistaminen. Heti kun jokin tehtävä tulee mieleen, se kannattaa kirjoittaa ylös tai ja tehdä siitä muistutus. Näin asia ei rasita muistia. Esimerkiksi Planner on tässä kätevä, Anni kehuu.

Siviksen väki toivottaa Annin tervetulleeksi takaisin töihin!

Teksti ja kuva: Carolina Rebhan