SivisNyt logo

SivisNyt uudistui

Tutustu uuteen sivustoon >

Fakseista ja kirjoituskoneesta sähköpostiin ja Sivisverkkoon

ti 30. lokakuuta 2018 07.00.00

Tiia Herlevi saapui taloon vuonna 1990, Tanja Malk kahta vuotta myöhemmin. Toimistotyöntekijöitä oli tuolloin yli 10 henkilöä. Herlevin ja Malkin työtehtäviin kuuluivat muun muassa palkanlaskenta, postittaminen, faksien lähettäminen, kopioiminen sekä arkistoiminen. Nämä työtehtävät veivät paljon aikaa, ja esimerkiksi päivittäisen postin lähettämiseen saattoi kulua jopa tunti työaikaa. Koska toimistolla ei tuohon aikaan ollut kuin muutama tietokone (eikä internetiä ollut), tehtiin työ suurilta osin käsin; esimerkiksi kaikki lomakkeet olivat paperisia, ja ne kirjoitettiin kirjoituskoneella. Ennen sähköpostin tuloa Siviksestä lähti myös valtavat määrät postia, kuten erilaisia hakemuksia. Sähköposti toi sittemmin paljon helpotusta postitusurakkaan – nykyään kun postit saadaan lähetettyä yhdellä napin painalluksella. Ensimmäiset GSM-puhelimet tulivat puolestaan 1990-luvun lopussa. Aluksi niistä saivat nauttia lähinnä matkatyötä tekevät henkilöt, kuten kouluttajat. Siviksessä olikin käytössä puhelinvaihde, josta luovuttiin vasta noin vuosi sitten.

Herlevi ja Malk tekivät myös käyttäjätunnuksia koulutuksenohjausjärjestelmä Okryverkkoon. Tunnukset lähetettiin asiakkaalle paperipostissa vielä pari vuotta sitten, ja hakemusten runsaan määrän sekä muiden töiden vuoksi saattoi tässä tehtävässä kestää viikonkin. Nyt asiakas voi tehdä tunnukset järjestelmään itse. Herlevi ja Malk toteavatkin, että he tekivät ennen sekä asiakkaan että tietokoneen työn: Työnkuva on muotoutunut nykyisen digitekniikan mukaan, ja voimme keskittyä asiakaspalveluun ja Sivisverkkokysymyksiin . 

Vaikka tehtävät olivat työläitä, liittyy työtehtäviin myös hauskoja muistoja. Kun kaikki kirjeet menivät postin kautta, täytyi hallituksen pöytäkirjoihin käydä hakemassa allekirjoitukset henkilökohtaisesti kultakin henkilöltä. Herlevi ja Malk kävivätkin ympäri Helsinkiä hakemassa allekirjoituksia. Jotkut asiakkaat tosin kävivät allekirjoittamassa pöytäkirjoja myös toimistolla, mutta tämä oli harvinaista.

-Jälkeenpäin olen ollut ihan mielissänikin tästä, sillä pääsin tutustumaan sitä kautta Helsinkiin. Samalla pääsi näkemään myös järjestöjä ja eri toimitiloja, Malk toteaa.

Digitalisaation ja sähköistymisen myötä työ on muuttanut muotoansa. Tämä tarkoittaa osaltaan myös sitä, että asiakkaita tavataan nykyään vähemmän; ennen asiakkaat kävivät toimistolla viikoittain asioimassa paperilomakkeidensa kanssa, kun nykyään asioita voi hoitaa kätevästi chatin ja sähköpostin kautta.

-Kun sähköposti keksittiin, puhuttiin, että toimistot muuttuvat tulevaisuudessa paperittomiksi. Ajatus tuntui silloin hullulta, mutta nyt se on totta, Herlevi ja Malk pohtivat. Ennen toimistolta saattoikin lähteä monta sataa tulostetta päivässä.

-Hurja ajatella että meiltä ei lähde joka päivä edes yhtä kirjettä ja postikin haetaan kerran viikossa, Tiia Herlevi ja Tanja Malk toteavat.

 

Teksti: Katriina Lius