Palaute laadun työkaluna – Sivisverkkoa hyödyntäen
ti 5. kesäkuuta 2018 10.32.00
Koulutuksen laatua seurataan monissa organisaatioissa tiiviisti, niin myös Siviksessä. Koulutus on Siviksen ydintoimintaa, joten sen laadun seuraaminen ja kehittäminen ovat keskeinen osa työtämme. Yksittäinen koulutuspalaute antaa koulutuksen järjestäjälle välitöntä palautetta koulutuksesta, kun taas koulutuksen suurten linjojen kehittymistä seurataan pitkän ajan seurannassa.
Palautteen käsittely Siviksessä
Palautteen käsittelystä on laadittu Siviksessä oma sisäinen prosessi, joka otettiin käyttöön syksyllä 2017. Prosessiin voit tutustua tarkemmin Siviksen verkkosivujen Koulutuksen laatu -osiossa. Jatkossa on tarkoitus tihentää vuosipalautteen raportointia puolivuosittaiseksi. Palaute kootaan raportiksi ja se käsitellään sekä johtoryhmässä että koulutustiimissä. Raportti jää dokumentaatioksi ja toimenpiteistä sovitaan yhdessä.
Tuloksia viime vuodelta
Sivis järjesti vuonna 2017 kaikkiaan 35 koulutusta. Sivisverkon käyttöönottovuonna palautetta kerättiin 13 koulutuksesta. Sivisverkossa on palautelomake, jonka lähettäminen automatisoituu yli 6 tunnin mittaisista koulutuksista. Koulutuksen vastuuhenkilön on mahdollista manuaalisesti lähettää kysely jo nyt ja myöhemmin automaation toimiessa myös lyhyemmistä koulutuksista. Palautetta kerätään kaikista Siviksen omista koulutuksista.
Siviksen omassa koulutuksen laatuprosessissa asetettu hälytysrajat sekä onnistumisille (eli hyville käytännöille) että kehittämiskohteille. Vuonna 2017 Siviksen onnistumisiin voidaan laskea kouluttajan asiasisällön hallinta, oppimisilmapiiri ja kouluttajan opetustaidot. Nämä asiat palautteiden mukaan tukivat parhaiten oppimista koulutuksissa. Osaamistavoitteet ja käytetyt opetusmenetelmät tukivat osallistujien mukaan heikoiten oppimista osallistujien mukaan, joskaan hälytysrajoja ei näissäkään alitettu.
Siviksen koulutusten osallistujat ovat ankaria itsearvioinnissa. Kysyttäessä opiskelijoiden tyytyväisyyttä siihen, kuinka hyvin he omasta mielestään saavuttivat osaamistavoitteet, vastauksissa oli paljon hajontaa. Erinomaisesti tai hyvin osaamistavoitteet toteutuivat 74 %:lla osallistujista ja kohtalaisesti 23 %:lla. Luku on meille tärkeä; se kertoo miten tyytyväisiä osallistujat ovat omaan oppimiseensa tai ylipäätään koulutukseen.
Kriittisyys jatkui arvioitaessa omaa aktiivisuutta koulutuksessa. Keskiarvo kaikkien koulutusten osalta oli kohtalaisen ja hyvän välillä. Hajonta oli suurta ja vain 3 % vastaajista arvioi oman aktiivisuuden erinomaiseksi. Kouluttajien näkökulmasta nämä arviot osallistujille ovat paljon positiivisemmat.
Tuloksista toimenpiteisiin
Tulokset haastavat nostamaan osaamistavoitteita selkeämmin esille ja arvioimaan niiden toteutumista jo koulutuksen aikana. Pidemmissä koulutuksissa voidaan keskittyä vaikeaksi koettuihin asioihin ja lyhyemmissä palautetta voidaan hyödyntää viimeistään seuraavalla kerralla. Osallistujien aktivoimista kehitetään myös. Tavoitteena on, että jatkossa erinomaisia arvioita antaa enemmän kuin 3 % vastaajista.
Suosittelukysymystä (suosittelisivatko osallistujat käymäänsä koulutusta muille) pidetään tärkeänä palautekyselyssä. Tähän kysymykseen saatiin erinomainen vastaus. Peräti 96 % suosittelisi Siviksen koulutusta. Tämä tulos on huippuhieno. Suosittelukysymyksellä on suuri yhteys asiakkaiden pysyvyyteen.
Palautteen keräämiseen mielenkiintoa tuo vertailtavuus. Sivisverkon myötä lomake on uusi, eikä meillä vielä ole arvokasta vertailutietoa aiempiin vuosiin. Kun käytetään samaa lomaketta, voidaan vertailla saatuja palautteita edellisvuoteen: mitkä asiat ovat kehittyneet ja missä on parannettavaa. Kun palautetta kootaan puolivuosittain, pystytään tuloksiin reagoimaan notkeammin. Osallistujille pyritään lähettämään myös vastapalaute. Kyselyihin vastaaminen on mielekkäämpää, kun vastaajat palautteen olevan meille merkitykselline ja johtavan toimenpiteisiin.
Yhteinen palautelomake on etu
Palautekyselyn automatisaatio ja koulutuspalautteen raportointityökalut ovat Sivisverkon tärkeitä kehittämiskohteita. Yhteistyössä järjestöjen kanssa järjestettävien koulutusten palaute on Sivikselle välttämätöntä. Sivis tilastoi koulutusten osallistujamäärät vuosittain Tilastokeskukselle. Myös toiminnan rahoittajalle, Opetushallitukselle, kootaan niin määrällistä kuin laadullistakin palautetta.
Jäsenjärjestöjen Siviksen kanssa yhteistyössä järjestämästä koulutuksesta lähtee jatkossa automaattisesti palauteviesti koulutukeen osallistuneille. Monilla järjestöillä on käytössä myös omia palautekyselyjä. Kun palautekyselyjä tulee osallistujille useita, vaikuttaa tämä varmuudella molempien vastausprosentteihin. Kouluttajilla voi olla käytössä myös hyvin erilaisia palautelomakkeita. Jos halutaan kehittää ja seurata koulutuksen laatua koko organisaation tasolla, on yhtenäinen lomake edellytys sille.
Sivisverkon koulutuspalautelomake käy kaikille. Jos sitä halutaan personoida, siihen on mahdollista lisätä järjestön omia kysymyksiä. Kehittyvä raportointityökalu helpottaa isojen järjestöjen palautteen raportointia. Tällä hetkellä palautteen koonnissa tulokset pyöräytetään Excelin kautta. Kuten sanottu, Sivisverkkoa kehitetään ja parannetaan palanen kerrallaan, jotta se palvelee jäseniä ja myös Sivistä parhaalla mahdollisella tavalla.
Siviksen asiantuntijat tukenanne
Palautekyselyjen tulokset antavat pohdittavaa sekä kouluttajille että organisaatioille. Koulutustoiminnan kehittämistä ja sen resurssien käyttöä kannattaa pohtia isommallakin joukolla. Järjestöt eivät ole tässä kehittämistyössä yksin. Jäsenet saavat Sivikseltä apua koulutuksen kehittämiseen ja osaamisen tunnistamiseen. Kouluttajille järjestetään maksutonta koulutusta ja kannustetaan laadukkaiden opintojaksomallikoulutusten tekemiseen. Koulutuksen kokonaissuunnitelmatyötä käynnistetään aktiivisesti ensi syksynä. Siviksen asiantuntijat ovat järjestönne apuna ja tukena – ollaanhan yhteydessä?
Teksti: Virpi Markkanen
