Asiantuntija avaa: Unohtumaton muutos

to 25. tammikuuta 2018 10.06.00

Viime vuosi oli omassa elämässäni yhtä turbulenssia. Kerralla muuttui lähes kaikki: urasuunnitelmat, työpaikka, kotiosoite ja jopa auto. Kokemus oli sellainen, että voisin melkeinpä huudahtaa ”once in a lifetime”. Vaikka edellä luetellut käänteet olivat täysin omien valintojeni seurausta, kevyitä ne eivät silti olleet. En jaksaisi toisintaa yhtä tiukkaa puristusta heti uudelleen.

Jos henkilökohtaisessa elämässämme piisaa muutoksia, niitä on taatusti tarjolla myös työpaikalla. Rekrytointiyritys Opteam kuvasi osuvasti, miten ”muutoksesta on tullut työelämässä uusi vakio”. Tuskin muutos on ollut kummajainen aiemminkaan, mutta nyt niitä pulpahtelee esiin entistä tiheämmin.

Myös Siviksessä muutokset ovat seuranneet viime kuukausina toisiaan dominoefektin tavoin: henkilöstövaihdokset, uudet toimitilat, strategian päivittäminen ja moderni digitaalinen työympäristö työkaluineen ja tiimityömahdollisuuksineen.

Viestijänä koen, että muutokset haastavat ennen kaikkea organisaation strategisen uudistumiskyvyn sekä sisäisen kommunikaation. Oli muutos iso tai pieni, odotettu tai epämieluinen, uskon, että se koituu menestykseksi niille organisaatioille, jotka kykenevät ennakointiin ja vahvaan sisäiseen vuorovaikutukseen. Miten Sivis on tarttunut tähän haasteeseen ja mitä oivalluksia siitä on syntynyt? Tästä lyhyet katsaukset alla.

1. Tarkkaile ympäristön tarjoamia tiedonjyviä ja analysoi niiden merkitystä! Sivis metsästää parhaillaan näitä heikkoja signaaleja kehittämishankkeissansa. FutVolissa rakennetaan työkalua vapaaehtoisten tulevaisuustaitojen ennakointiin. SoteNavi puolestaan valmentaa hyvinvointialan yrityksiä ja järjestöjä kohtaamaan sosiaali- ja terveydenhuollon rakenneuudistuksen arvioituja vaikutuksia.

2. Fountain Park, joka on ollut Siviksen yhteistyökumppani strategiatyöskentelyssä, käyttää termiä dialoginen strategia. Sen sisällön voisi tiivistää seuraavasti: satsaa yhteiseen tekemiseen ja ajatteluun, sillä ne ruokkivat motivaatiota, synnyttävät tunteen kuulluksi tulemisesta sekä varmistavat, että työyhteisön osaaminen valjastetaan kattavasti kehitystyön voimavaraksi.Ylhäältä päin ja vain passiivisia viestintäkanavia pitkin esitetyt muutokset laskevat henkilökunnan aktiivisuutta ja antavat sytykettä huhuille, vastarinnalle ja jopa välinpitämättömyydelle. ”Viisaus ei asu pelkästään johdossa”, kuvaa Fountain Parkin Hanna Heimonen.

3. Pureskele organisaation toimintaa ohjaava ydin niin ymmärrettäväksi, että jokainen työntekijä löytää siihen tarttumapintaa oman tehtävänsä kautta. Rakenna strategiasta tarina, joka haastaa henkilökuntaa antamaan parhaansa ja osoittaa asiakkaille ne hyödyt, jotka juuri sinun organisaatiosi pystyy tarjoamaan. Mieti myös, miten vältät strategian staattisuuden. Ilman aktiivista viestintää se haalistuu ja unohtuu. Siviksen perustehtävä, tavoitteet ja tarina elävät Sivis-kukan juurissa, varsissa ja lehdissä.

4. Sisäinen viestintä, tuo ikuinen kakkonen, nousee arvoon arvaamattomaan muutoksen kynnyksellä. Johdon on pystyttävä esittämään innostavasti muutoksen tarpeellisuus ja sen vaikutukset itse kunkin työtä. Prosessikartan avulla viestit puolestaan helposti muutoksen etapeista ja aikataulusta eri kanavissa. Ehkä kuitenkin tärkein muutosviestintää koskeva oppi, jonka itse olen saanut, on tämä: viesti lisäksi siitä, mistä et voi vielä kertoa enempää. Alkanut vuosi on varattu myös Siviksessä sisäisen viestinnän kehittämiseen. Kuulet tästä lisää somekanavissamme!

5. Muutos vaatii avoimuutta, uteliaisuutta ja oikeaa asennetta jokaiselta työntekijältä. Kysele aktiivisesti, keskustelu rakentavasti ja kerro tuntemuksistasi. Älä lietso negatiivista ilmapiiriä, vaikka muutos sapettaisi. Rakenna joukkuetta, joka pyrkii samassa suunnassa kohti yhteisesti määriteltyjä tavoitteita. Siviksessä yhteishenkeä on nostatettu esimerkiksi Työnimu-työpajoissa, jotka antoivat rakennusaineksia myös uuteen strategiaamme.

6. Uuden edessä jelppii, kun oma henkinen ja fyysinen vire on kondiksessa sekä organisaation kilpailukyky varmistettuna. Siviksen toimintaa ohjaavat elinikäisen oppimisen ja jatkuvan laadun parantamisen periaatteet. Nämä arvomme todentuvat esimerkiksi siinä tuessa, jota tarjoamme jäsenjärjestöillemme. Pyrimme jalkauttamaan myös hankkeissamme syntynyttä osaamista entistä vahvemmin ympäristöömme ja tarjoamaan henkilökunnallemme vuosittain mahdollisuuksia oman osaamisensa kehittämiseen.

7. Jos toimintakaudelle on tiedossa useita muutoksia, jaksota ne järkevästi tai palastele isot asiakokonaisuudet osiin. Siviksessä jaoimme esimerkiksi uuden intramme ominaisuudet välttämätön osata – hyvä oppia – nice to know -kokonaisuuksien alle. Näin varmistimme, että jokainen työntekijämme omaksuu uudet toimintatavat ja niitä tukevan tekniikan yksi kokonaisuus kerrallaan ilman ylenmääräistä kuormitusta ja keskeneräisyyden tunnetta.

"Kun luopuu jostain, saa jotain". Valintojeni myötä oma perheeni luopui unelmien omakotitalosta ja tukiverkoston läheisyydestä. Vaikein pala oli irrottaa lapset tutusta elinympäristöstään. Tilalle saimme kuitenkin sujuvamman arjen, enemmän koko perheen yhteistä aikaa ja uusia ammatillisia haasteita. Muutos ei ole ikinä helppo, mutta antaa varmasti mahdollisuuden oppia ja kehittyä. Lisäksi se yllättää aina – myös positiivisesti.


Teksti: Marinella Ruutu

Kuva: Jarmo Siira