Asiantuntija avaa: Vaikuta harkitusti tapahtumilla

ti 7. marraskuuta 2017 12.53.00

Järjestätkö kokouksia, seminaareja tai ohjelmallisia verkostoitumistilaisuuksia? Ehkä haluaisit viestiä organisaatiollesi tärkeistä asioista myös laajemmalle, ennestään tuntemattomalle yleisölle. Oli kyseessä pieni tai suuri tapahtuma, se viestii aina paljon muustakin kuin tilaisuudessa keskusteltavista aiheista.

Tapahtuman suunnittelu alkaa tarpeen määrittelystä: miksi järjestetään, mitä halutaan viestittää ja miten tapahtuma sopii osaksi organisaation laajempaa toimintakokonaisuutta. Kun tarpeesta on päästy yhteisymmärrykseen, voidaan syventyä tapahtuman keskeisimmän sisällön ideointiin.

Puhetta ja keskustelua tarvitaan usein, mutta ne eivät aina ole paras ja tehokkain tapa viestin perille viemiseksi. Esimerkiksi oikein valittu taide-elämys tai tavallisesta poikkeava tapahtumapaikka voivat olla kaikkein keskeisin tai jopa ainoa sisältö, kun halutaan vaikuttaa myös tunnetasolla. Motivoinnissa tunne ajaa usein järjen yli ja tunnetason kokemuksilla voidaan helpottaa vaikeitten asioiden omaksumista. Kuinka pitkään kukaan muistaa seikkaperäisesti argumentoitua analyysiä itseä vain perustasolla kiinnostavasta aiheesta? Jos asian ydin esitetään mieleen jäävän elämyksen muodossa, muistijälki saattaa olla paljon pysyvämpi.

Esittelen tämän SivisNYTin haastatteluosuudessani joitain onnistuneita esimerkkejä kokonaan elämyksellisyyteen perustuneesta vaikuttamisesta. Elämyksillä on silti merkitystä myös tavanomaisemmissa ja kaikenkokoisissa tapahtumissa. Tilaisuuden järjestäjä saatetaan muistaa vaikkapa poikkeuksellisen hyvästä tuoreesta pullasta. Houkutus lähteä järjestäjän muihin tilaisuuksiin kasvaa, paikalla on tyytyväistä ja sitä kautta omaksumisalttiimpaa yleisöä, mutta ehkä elämyksen yhteys omaksuttavaan asiaan kuitenkin puuttuu, ellei kyse ole varsinaisesta pullanmarkkinointitapahtumasta.

Tapahtumapaikan valinnalla ja yleisilmeellä on suuri merkitys koko tilaisuuden onnistumiselle. Sillä voidaan viitata suoraan tapahtuman aiheeseen tai vähintään luoda oikeanlainen tunnelma: halutaanko tapahtumalla erottua muista tai viestiä edistyksellisyydestä, luovuudesta, ekologisuudesta tai perinnearvoista? Tylsin vaihtoehto on kaikki keskivertostandardit täyttävä seminaarisali tai kokoustila. Sekin saattaa toimia, kunhan valinta tehdään tietoisesti ja hyväksytään lukemattomien muiden mahdollisuuksien menettäminen siksi, ettei ole aikaa tai osaamista syvällisempään suunnitteluun. Myös muun muassa tarjoilu, äänimaailma, kutsujen esitystapa ja pukeutumiskoodi vaikuttavat kaikki omalta osaltaan tapahtuman luonteeseen ja sitä kautta sen tärkeimmän viestin perille menemiseen.

Kannattaa myös muistaa, ettei perinteinen ”joku esiintyy ja toiset kuuntelevat istuen” -tyyppinen tapahtuma ole ainoa tapa järjestää tilaisuuksia. Erilaiset liikkumistavat ja vaihtuvat maisemat sopivat erinomaisesti muihinkin kuin liikuntatapahtumiin. Kädentaidot ja monenlaiset harrastelajit voivat puolestaan tuoda yllättävän elementin teoreettisemmankin asian omaksumiseen. Siviksen laaja-alainen jäsenkenttä voi tarjota tällaisissa tilanteissa loistavat edellytykset järjestöjen väliseen yhteistyöhön.

Olennaista on yhtenäinen kokonaisuus tai – harvemmin –  harkittu kaaos. Väärä ohjelma väärässä paikassa väärälle yleisölle antaa niin ristiriitaisen viestin, että tapahtuma kääntyy itseään vastaan. Tyypillinen virhe on suunnitella tapahtumaa suurella porukalla ennen kuin on päätetty, mihin sillä pyritään. Kaikki saavat ehdottaa ideoitaan, joista sitten kursitaan kasaan sekalainen sillisalaatti vailla yhtenäistä viestiä tai omaperäistä kokonaisuutta.

Yhtenäisyyden vaatimus korostuu laajemmissa juhlavuosi- ja kampanjakokonaisuuksissa, jotka saattavat sisältää monikanavaisen markkinoinnin ohella paljon erilaisia tapahtumia. Lähtökohta laajempienkin kokonaisuuksien kohdalla pitäisi olla sama kuin yksittäisessä tilaisuudessa: miksi tehdään ja kannattaisiko kokeilla jotain valittuun kohderyhmään myös elämystasolla vetoavaa?

Siviksen kulttuuritoiminnan uudistuessa tulemme tarjoamaan vuoden 2018 alusta lähtien jäseninämme oleville keskusjärjestöille räätälöityä ohjausta omien tapahtumien, kampanjoiden ja juhlavuosien suunnitteluun.

Teksti: Oskari Mänttäri
Kuva: Jarmo Siira