Saammeko esitellä: Toimiston tehotiimi

to 18. toukokuuta 2017 09.55.00

Koulutussihteeriemme Heli Niemisen ja Tanja Malkin haastattelu alkaa iloisissa merkeissä. Kysymykseni siitä, kauanko he ovat olleet koulutussihteereinämme saa Helin purskahtamaan nauruun.

– En minä muista, kuulen Helin sanovan hersyvän naurun keskeltä.

Syykin selviää: yli 40 vuotta talossa ollut Heli on työskennellyt monella eri tehtävänimikkeellä. Aivan aluksi hän oli toimistoapulainen, sitten kanslisti, toimistonhoitaja, kurssisihteeri ja lopulta koulutussihteeri.

– Koulutussihteerin tehtäviä on tehty suunnilleen 1990-luvun puolivälistä asti, mutta nimike vaihtui kurssisihteeristä koulutussihteeriksi 2000-luvulla, Tanja muistelee.

Tanja itse on tehnyt nykyisiä töitään Helin työparina viisi vuotta. Hänenkin työuransa Siviksessä on nykymittapuulla pitkä, sillä hän on viihtynyt talossa jo 25 vuotta. Titteleitäkin on ollut lähes yhtä monta kuin Helillä: kanslisti, toimistosihteeri, kurssisihteeri ja nyt koulutussihteeri. Koulutussihteerien vastuualueelle kuuluvat jäsenjärjestöjen opintojaksojen ja ammatillisen lisäkoulutuksen selvitykset ja ohjaus, tilitys sekä opintosetelikoulutukset.

Työ näköalapaikkana järjestötoimintaan

Parasta koulutussihteerin työssä on sekä Helin että Tanjan mielestä yhteydenpito asiakkaiden kanssa. Työssään he näkevät monipuolisesti eri kansalaisjärjestöjen toimintaa ja sitä, miten hienoa ja tärkeää työtä ne tekevät. He ovat myös nähneet, miten koulutukset ovat muuttuneet.

– Aluksi oli todella paljon yhdistystoimintakoulutusta, Heli muistelee.

Sekä jäsenjärjestöissä että Siviksessä oli myös ihmissuhteisiin liittyvää koulutusta. Lisäksi kokoustekniikka oli suosittu aihe – samoin kuin ruuanvalmistus, joka on edelleen suosittua. Nyt vain näkökulma on erilainen, ja ruokaan liittyvien koulutusten aiheissa näkyy kansainvälinen keittiö.

– Nykyään koulutuksissa kehitetään myös enemmän järjestöjen toimintaa. On paljon omaan toimialaan liittyvää koulutusta ja koulutuksissa painottuu vapaaehtoisten kouluttaminen. Yhteiskunnan muuttuminenkin näkyy, on esimerkiksi paljon maahanmuuttajien kotoutumiseen tai perhetyöhön liittyvää koulutusta, Tanja toteaa.

Ennen toteutettiin paljon kielikursseja, mutta nykyään kielitaidon katsotaan kuuluvan yleissivistykseen. Digitalisaatio näkyy koulutuksissa sekä sisällössä että koulutuksen toteuttamistavoissa: uutta ovat esimerkiksi webinaarit sekä etä- ja monimuotokoulutus.

Digitalisaatio mullistaa työtä edelleen

Teknologian kehittymisen myötä työ on muuttanut muotoaan.

– Kun aloitin työt, käytettiin työvälineinä kirjoituskonetta, kynää, paperia ja puhelinta, Tanja kertoo.

Jotkin ammatit ja koneet ovat poistuneet kokonaan.

– Ei ole enää konekirjoittajaa. Monistuskonekin on kadonnut kopiokoneen myötä, Heli toteaa.

Ennen muun muassa kaikki tiedottaminen tehtiin paperilla.

– Esimerkiksi koulutusesitteen postittamiseen meni viikko, Tanja päivittelee. Enää ei voisi pyörittää paperilla tämän laajuista toimintaa näillä henkilöstöresursseilla.

1990-luvun alussa tietokoneet toimivat lähinnä tallentimina, vuosien varrella käyttö kehittyi ja Internetin tulon jälkeen alkoi toimintojen ja palvelujen sähköistyminen. Paperitoimistosta on luovuttu lähes täysin ja sähköinen asiointi on nyt arkipäivää. Tietotekniikka on mahdollistanut paitsi kehityksen ja koulutuksen laajentamisen, myös erilaisen työskentelytavan.

– Etätyömahdollisuus on tosi hyvä, se tuo vaihtelevuutta työhön, Heli kiittelee.

Tanjalle etätyö mahdollistaa työn ja perheen paremman yhteensovittamisen.

Sivisverkko sujuvoittaa

Viime vuonna portaittain käyttöön otettu Siviksen uusi koulutuksen ohjausjärjestelmä Sivisverkko muuttaa osaltaan koulutussihteerien työtä.

– Osittain samoja asioita tehdään edelleen, mutta järjestöt saavat itse haettua esimerkiksi tilastotietoja tulevaisuudessa helpommin, Heli kertoo.

– Sivisverkko nopeuttaa ja järkevöittää työskentelyä. Asiakaskirjeitä lähtee automaattisesti, joten niiden lähettäminen sähköpostitse jää pois. Maksuprosessi nopeutuu ja menee muutenkin sujuvammin, Tanja summaa.

Sivisverkon myötä käyttöön on otettu uusi asiakaspalvelukanava Sivischat, jossa kumpikin koulutussihteeri vastailee asiakkaiden kysymyksiin. Chatti tuntuu Helistä ja Tanjasta madaltaneen asiakkaiden kynnystä ottaa yhteyttä.

Vastapainoa töihin lapsista ja luonnosta

Lapsenlapset sekä heidän kasvunsa ja kehityksensä seuraaminen ovat Helille iso ilonaihe. Työn vastapainona hän myös harrastaa vapaa-ajallaan muun muassa käsitöitä ja mökkijuttuja.

– Luonnossa rentoutuu ja palautuu, Heli sanoo.

Tanjan vapaa-aika puolestaan kuluu omien 5- ja 10-vuotiaiden lasten kanssa. Lähes koko ikänsä kuorossa tai lauluryhmässä laulanut Tanja on saanut uuden kodin myötä myös uuden harrastuksen – puutarhanhoidon.

Ennen kuin Tanja ja Heli jäävät pidemmäksi aikaa mökkeilemään ja puutarhahommiin, käsittelevät he 15.6. mennessä tulleet opintojaksojen kuluselvitykset. Jos siis haluat tuen maksuun ennen kesälomia, toimi nopeasti!

Teksti: Anni Piipponen