Asiantuntija avaa: Intranet sisäisen viestinnän välineenä

to 16. helmikuuta 2017 14.00.00

Videopalavereita, matkapäiviä ja etätyötä - digitalisten viestintäalustojen merkitys korostuu, kun osa työkavereista tekee töitä junassa, osa kotona ja loput ripoteltuna ympäri aluetoimistoja. Myös Siviksessä nämä haasteet on tunnistettu, ja niistä on herännyt tarve kehittää sisäistä viestintää edelleen. Tulevan kevään aikana Siviksessä pyörähtääkin käyntiin uuden intranetin suunnittelu.

Projektin tavoitteena on parantaa viestinnän, ryhmätyöskentelyn ja tiedon jakamisen mahdollisuuksia. Uudistus tulee hyvään saumaan, sillä intranetistä on alettu lähiaikoina puhua yhteisöllisyyden ja työilmapiirin mahdollistajana. Tuleva kevät projektin parissa tulee olemana antoisa ja opettamaan paljon uutta niin työyhteisöjen toiminnasta ja yhteisöviestinnän pulmien ratkomisesta ylipäätään kuin Siviksen omasta työyhteistöstä.

Intranet-alustan valitseminen lähtee henkilöstön tarpeista, joita kartoitetaan alkavan kevään aikana mm. haastatteluilla ja erilaisilla ideointimenetelmillä. Eri intranet-vaihtoehdoista valitseminen tulee olemaan vaikeaa, sillä hyviä vaihtoehtoja on todella paljon! Kesän alussa selvillä on kuitenkin toivottavasti se, millainen intranet ja minkälaiset tekniset ratkaisut juuri meille sopivat, ja sen jälkeen päästäänkin itse asiaan eli rakennusvaiheeseen.  

Mihin intranetin suunnittelussa kannattaa panostaa

Hyvä kommunikaatio on yksi toimivan organisaation kulmakivistä, ja siksi viestintäkanavien on hyvä olla kunnossa. Yksi käytetyimmistä sisäisen viestinnän kanavista on juuri intranet. Suunnittelun lähtökohtana ovat henkilöstön sisällölliset ja tekniset tarpeet. Vähemmän oleelliset ominaisuudet voi suosiolla jättää pois, ettei alustasta tule sekava. Kannattaa myös muistaa, että yhtä ainoaa kaikille sopivaa ratkaisua tuskin löytyy.

Intranet on aina organisaation näköinen, mutta tiettyjä perustarpeita on kaikilla organisaatioilla. Pahimmassa tapauksessa intranet pelkistyy sekavaksi tietovarastoksi, josta on vaikea löytää tarvitsemaansa tietoa, ja jonka päivittäminen on yhden ainoan ihmisen vastuulla. Ei ole ihmekään, jos intranetiä käytetään silloin vastentahtoisesti, eikä se silloin toimi kovin hyvin sisäisen viestinnän välineenä. Uuden intranetin kehittämistyö kannattaa siksi tehdä huolellisesti. Alle olen listannut intranetin kehittämisen vaiheet, joiden avulla uutta intraa voi lähteä luomaan.

Varatkaa kehittämistyöhön tarpeeksi resursseja

Hyvä lopputulos vaatii huolellisen suunnittelun, mikä puolestaan vaatii tarpeeksi resursseja, eli ihmisiä ja aikaa. Huono suunnittelu näkyy huonona käytettävyytenä ja alhaisena käyttöasteena. Nämä kuopat voi välttää hyvällä suunnittelulla ja huolellisella esivalmistelulla.

Selvittäkää työyhteisön tarpeet

Esivalmisteluvaiheessa kartoitetaan esimerkiksi haastattelemalla työyhteisön mieltymyksiä ja tapoja eli sitä, missä ja miten töitä tehdään ja mitä välineitä käytetään. Käytetäänkö esimerkiksi pääsääntöisesti mobiililaitteita, tehdäänkö paljon etätöitä tai halutaanko sisäisessä viestinnässä hyödyntää sosiaalista mediaa? Tässä vaiheessa voidaan kartoitta myös organisaation tarpeet intranetille viestintäkanavana.

Kartoittakaa intranet-vaihtoehdot

Kun ogranisaation käyttötarpeet on kartoitettu, on aika miettiä, millainen alusta tarpeisiin sopii. Onko se perinteinen tietopankki, jonne on kerätty kaikki organisaation ohjeistukset ja materiaalit, ja jota hallinnoidaan keskitetysti? Vai kenties wiki-tyyppinen alusta, jonne jokainen voi lisätä itse tarvitsemansa tiedon? Vai kenties jokin sosiaalisempi kanava, jossa verkkoviestintää voi harjoitella matalalla kynnyksellä? Hyvän päätöksen tekemiseksi täytyy osata ensin esittää oikeita kysymyksiä. Nykyään tarjolla on erilaisia valmiita peruspaketteja, joita voi halutessaan personoida organisaation tarpeisiin sopivaksi.

Ideoikaa yhdessä ja kokeilkaa rohkeasti

Kun tarvittava pohjatieto on olemassa, voi luovan ideoinnin aloittaa. Paras ratkaisu löytyy kokeilemalla!  Ideointi- ja kokeiluvaihe on hauskin ja antoisin, sillä siinä korostuu yhdessä tekeminen. Kun ratkaisuun on päädytty ja intranet saatu rakennettua, päästään sitä viimein käyttämään työyhteisön arjessa. Pelkkä uusi järjestelmä ei riitä, vaan samalla kannattaa tuulettaa tapaa, jolla intranetiä on totuttu käyttämään. Vastuita voi halutessaan jakaa niin, että eri ihmiset vastaavat eri osioista. Kannattaa myös miettiä, miten parhaiten innostetaan koko yhteisöä käyttämään uutta kanavaa.

Jatkakaa kehittämistä myös käyttöönoton jälkeen

Intranet ole kerralla valmis, vaan kehitys jatkuu käytön myötä. Vaikka alussa määritellyt tarpeet intranetille vastaavat asetettuja toiveita, uusien käytäntöjen haltuun ottaminen vaatii aikaa. Kun intranetiä on käytetty jonkin aikaa, tulee ehkä esiin uusia tarpeita, osa alunperin hyvältä vaikuttaneista saattaa paljastua tarpeettomiksi tai epätoimiviksi. Käyttöönoton jälkeen kannattaa myös kannustaa työyhteisöä intranetin aktiiviseen hyödyntämiseen. Alusta loppuun saakka kannattaa pitää mielessä, että intranet tehdään ihmisiä varten, ja sen tulisi olla tiedon jakamista helpottava kanava.

Teksti: Anu Törrö, mediasuunnittelija, insinööri (AMK)

Kuva: Jarmo Siira