Järjestövisiitti

Järjestövisiitti on helposti toteutettava järjestöjen välisen jakamisen ja keskinäisen arvioinnin menetelmä. Se perustuu osittain Stakesissa (nyk. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos) kehitettyyn kehittävän vertaiskäynnin malliin, mutta se on luonteeltaan epämuodollisempi ja kevyempi. Ideana on, että yhdistys tai järjestö arvioi ensin itseään ja peilaa omaa arvioitaan keskustelussa toisen järjestön kanssa. Ideoiden vaihto voi parhaimmillaan johtaa hedelmälliseen kehittämistyöhön omassa järjestössä.

Tässä mallissa ajatuksena on, että keskustelulle sovitaan etukäteen teema, johon osallistujat osaltaan valmistautuvat. Valmistautumisen tueksi on tältä sivulta löydettävissä ladattavia ja tulostettavia työkaluja.

Mitä?

Järjestöt tarvitsevat nykyaikana verkostoja. Esimerkiksi hankkeita toteutetaan entistä enemmän useamman järjestön yhteistyönä. Järjestöissäkin uskotaan yleisesti, että yhteistyö voimistaa niitä itseään ja kansalaistoimintaa kokonaisuutena.

Samalla myös arvioinnin tarve on lisääntynyt. Järjestövisiitti yhdistää nämä kaksi. Visiitti organisoidaan niin, että kahdesta tai useammasta järjestöstä vertaiset (työntekijä, hallitus tai joku muu) etsivät keskustelukumppanin, valmistautuvat visiittiin, vierailevat toistensa luona ja lopuksi dokumentoivat keskustelun ja ryhtyvät omassa organisaatiossaan kehittämistoimiin.

Visiitti on helppo ja hauska tapa keskustella järjestöjen kesken omista kehittämisaiheista. Se ei vaadi paljoa aikaa tai rahaa, mutta auttaa tutustumaan uusiin järjestöihmisiin ja pohtimaan oman järjestön kehittämistä.

 

Miten?

Järjestövisiitin vaiheet ovat seuraavat:

1. Valitaan keskustelun aihe ja etsitään kumppani. Vaihtoehtoisesti voidaan ensin etsiä vertailukumppania ja sopia sen jälkeen keskustelun teema.
2. Suunnitellaan vierailu: tarkempi teema, päivämäärä, paikka, osallistujat.
3. Valmistaudutaan vierailuun: etsitään tietoa omaan toimintaan liittyen, täytetään lomake tai valmistaudutaan muuten.
4. Tapaaminen.
5. Tapaamisen dokumentointi.
6. Kehittämistyö omassa järjestössä.

Mistä kannattaa keskustella?

Kehittämisen aiheita on järjestössä monia. Yhdellä visiitillä ei ehdi keskustella kuin yhdestä tarkkaan rajatusta aiheesta. Jos tavoitteena on keskustella järjestön koulutustoiminnasta, aihe voidaan valita esim. Siviksen itsearviointimallin aihealueista:

   1. Koulutus ja järjestön kehittäminen ja johtaminen
   2. Koulutuksen suunnittelu ja hallinto
   3. Koulutustilaisuudet
   4. Kouluttajat, ohjaajat ja muut vastuuhenkilöt
   5. Yhteistyö
   6. Vapaaehtoisten hallinta
   7. Tekemällä oppiminen ja osaamisen hallinta
   8. Koulutuksen vaikutukset

Muita sopivia teemoja voivat olla mm. vapaaehtoistoiminnan kehittäminen, hallitustyöskentely, varainhankinta jne. Tärkeintä on, että järjestö itse valitsee oman aiheensa. Esimerkiksi vapaaehtoistoiminnan kehittäminen on kuitenkin jo itsessään laaja teema, jolloin se kannattaa rajata pienemmäksi, esim. vertaistoimijoiden tukeminen.

Valmistautuminen

Järjestövisiitillä molempien osapuolien tulisi olla valmistautunut vierailuun. Yksi vaihtoehto on, että keskustelun osallistujat sopivat itselleen mieluisan keskusteluaiheen ja täyttävät siihen liittyvän lomakkeen ennen keskustelua. Lomakkeet on hyvä lähettää sähköpostitse kumppanille muutamaa päivää ennen visiittiä.

Työkaluja

• Visiittiin voi valmistautua täyttämällä ennakkotehtävän (rtf-tiedosto, 60 kt). Ennakkotehtävää ei kannata täyttää orjallisesti, vaan kannattaa ensin miettiä, mitkä sen kysymyksistä ovat oleellisia omalle järjestölle tai yhdistykselle ja pohtia kysymyksiä sen mukaisesti. 
• Ideoita järjestövisiitin sisällöksi (pdf-tiedosto, 600 kt) 
• Keskustelu ja sen tulokset on hyvä kirjoittaa muistiin dokumentointilomakkeelle (rtf-tiedosto, 50 kt).

 

Keskustelusta eteenpäin

Kehittämistyö järjestössä lähtee käyntiin keskustelun jälkeen. Säännöllinen ja jatkuva kehittämistyö vie järjestön parhaisiin tuloksiin.

Opintokeskus Sivis tukee ja ohjaa järjestöjä visiittien tekemisessä. Asiantuntija Marion Fields antaa toiminnasta lisätietoja. Hän myös ottaa vastaan palautetta visiitti-mallista ja mallin käyttökokemuksista.

Antoisia visiittejä!

Järjestövisiitti-mallin ideoinnissa on käytetty hyväksi mm. seuraavia lähteitä:

Hellstén, Kristiina; Outinen, Maarit ja Holma, Tupu (2004): Kehittävä vertaiskäynti – työväline laadunhallintaan. Aiheita 31/2004. Helsinki: Stakes.
Seppänen-Järvelä, Riitta (toim.) (2005) Vertaismenetelmät kehittävän arvioinnin välineinä. Helsinki: Stakes.

Lisäksi mallia kehitettäessä on analysoitu useita englanninkielisiä vertaiskäynteihin liittyviä arviointilomakkeita.

Yhteyshenkilö Opintokeskus Siviksessä