Täytekuva.

Kokouksen valmistelu vaikuttaa kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen. Valmisteluvaiheeseen kuuluu seuraavia asioita:

  • kokouksesta tiedottaminen
  • kokousasiakirjojen ja päätösasioiden valmistelu
    • kokouskutsu
    • esityslista
    • päätettäviksi tulevien asioiden taustoittaminen
    • erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen pohtiminen
  • käytännön järjestelyistä huolehtiminen
    • kokoustilan varaus
    • tarvittavien kokousvälineiden (nuija, äänestysliput, uurna) ja materiaalin (yhdistyksen säännöt, yhdistyslaki) huolehtiminen kokoukseen
    • tarvittavien esitys- ja havaintovälineiden (fläppitaulu, datatykki yms.) varaaminen
  • kokouksen viihtyvyyteen liittyvät asiat
    • mahdollinen tarjoilu
    • aikataulusuunnittelu (tauot tarvittaessa)
    • kokoustilan tuuletus tarvittaessa
    • yms.

Vastuu kokouksen valmistelusta on kokouksen koollekutsujalla. Yhdistyksen kokousten asioiden valmisteluvastuu on hallituksella ja hallituksen kokouksissa yhdistyksen puheenjohtajalla. Valmistelua tekevät käytännössä useat henkilöt: puheenjohtaja, sihteeri, päätettäväksi tulevaa asiaa eniten tunteva ja taloussihteeri. Valmisteluvaiheessa voidaan käyttää myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Työryhmien ja tiimien kokousten valmisteluvastuu on luonnollisesti kyseisistä ryhmistä vastaavilla ja niissä valmisteluvastuu voidaan myös jakaa.