Kokouksen onnistumiseen ja kokouksessa viihtymiseen voi vaikuttaa. Kokouksessa saa viihtyäkin! Parhaimmillaan kokous on päämäärätietoista työskentelyä tavoitteiden saavuttamiseksi ja yhteisöllistä kokemusta. Yhteisöllisyys muodostuu mahdollisuudesta osallistua asioiden käsittelyprosessiin, tehdä ehdotuksia ja kysyä. Yhteisöllisyyden kokemus syvenee kun huomaa, että oma katsantokanta laajenee toisten ajatuksia ja näkökulmia kuunnellen ja prosessoiden.

Kokouksen onnistumiseen ja miellyttävään ilmapiiriin voi vaikuttaa useilla käytännön järjestelyillä, kuten pöytien ja tuolien asettelulla ja osallistujien mahdollisuudella liikkua ja virkistäytyä välillä. Työryhmä- tai tiimityyppisissä kokouksessa puheenjohtaja voi vähentää hierarkkisuuden kokemusta ja lisätä yhteisöllisyyttä istumalla osallistujien joukkoon, ei pöydän päähän. Mahdollisuus havainnollistavien esitysten tekoon, kokousta elävöittävät esimerkit ja asiapäätösten etukäteen valmistellut esittelyt lisäävät myönteistä kokouskulttuuria ja kokouksen edistymistä. Ehkäpä kokouksessa voidaan välillä kävellä ja siirtyä tuumausryhmästä toiseen? Elääkö meissä liian sitkeässä mielikuva tehokkaasta kokouksesta vain silloin kun istutaan pöydän ympärillä nuijan, paperipinojen ja puheenjohtajan ehdoilla?

Kokousten onnistumiseen vaikuttaa myös ihmisen fysiologia. Milloin aivomme toimivat paremmin? Miten pitkä on ihmisen optimaalinen vireystila? Seuraavat kahdeksan ohjetta on hyvä palauttaa mieliin onnistunutta kokousta suunniteltaessa:

1. Kokouksen ajankohdalla on väliä

Usein aamupäivällä järjestetyt kokoukset ovat tehokkaita, monet ihmiset ovat silloin virkeimmillään hyvin nukutun yön jäljiltä. Asiapitoinen iltakokous sotii ihmisen vuorokausiryhmiä vastaa ja kokouksessa keskittyminen voi olla vaikeaa pitkän päivän päätteeksi. Huonoin ajankohta kokoukselle on tunti lounaan jälkeen. Jos kokous on pidettävä heti lounaan jälkeen tai illalla, on hyvä löytää nukahtamiselle vastalääkettä: mehua, hedelmiä, koska aivojen hermosolut tarvitsevat energianlähteekseen glukoosia.

2. Pienemmällä joukolla tavoitteeseen

On hyvä selvittää, keiden läsnäolo on kokouksen tavoitteiden kannalta välttämätöntä. Osallistuminen, havainnointi, päätöksenteko on tuloksellisempaa pienellä joukolla.

3. Aluksi hehkutetaan

Aivojen, vireyden ja asioihin orientoinnin kannalta tarvitaan lämmittelyä, joka käytännössä on kuulumisten vaihtoa, "tuuletuskierros" tai katsaus mitä edellisen kokouksen jälkeen on tapahtunut.

4. Selvä tavoite

Kokouksella tulee olla selvä idea ja tavoite ja lisäksi on huolehdittava, että kokouksen osallistujat myös ymmärtävät tämän. Hyvissä ajoin etukäteen toimitettu asialista lisää osallistujien motivaatiota, tietoa kokouksen tavoitteesta sekä käsiteltävistä asioista.

5. Asialistaan tiiviyttä

Käsiteltäviä asioita kannattaa pilkkoa mieluummin useaan kokoukseen, kuin yrittää kahlata läpi liian pitkää listaa. Asioiden tärkeysjärjestys on myös oleellista. Ehkäpä osa asioista voidaan hoitaa muutoinkin kuin kokouksessa käsittelemällä? Aivot työskentelevät parhaiten silloin, kun tietoa annostellaan kohtuullisesti.

6. Esitysgrafiikkaa vain kohtuudella

PowerPoint -esityskalvot ovat hyvä renki, mutta huono isäntä. Värit, pallukat, "kalvokaraoke" eivät saa tukahduttaa aivoja ja hukuttaa todellista informaatiota. Erityisen koville voivat joutua aivojen otsalohkot, jotka suodattavat ympäristön viestejä.

7. Tauko tuulettaa tunteita

Välillä kokouksissa ja palavereissa voivat tunteet kuumeta ja saattaa myrskytäkin. Kokousta ei pidä kuitenkaan lopettaa konfliktiin, sillä välikohtaukset eivät unohdu. Aivojen mantelitumake yhdistää nimittäin tunteet muistoihin. Aina kun tunteiden kuumenemista aiheuttava asia otetaan esiin, kuohunta voi toistua. Parempi on pitää tauko, jäähy ja kiistanaihetta pyritään käsittelemään tämän jälkeen uudella tavalla.

8. Kaksi tuntia maksimi

Aivojen tehokkaan ja vireän työskentelyn kannalta kaksi tuntia kokoustyöskentelyä on maksimi. Yömyöhään jatkuvat kokoukset tai päiväsaikaankin venyvät kokoukset ilman ruokailu- tai muita virkistäytymistaukoja ovat luovan ongelmanratkaisun surmia.

(Kahdeksan vinkin listan lähteenä on Jukka Ruukin artikkeli Tiede-lehdessä (8/2004) ja Kiti Müllerin kirja Aivokutinaa (WSOY 2003).)