Useimmilla meillä on kokemuksia kokouksista. Kaikki kokoukset eivät ole samanlaisia. Yhdistysten toimintaan liittyvät kokoukset voidaan jaotella esimerkiksi seuraavasti:

Yhdistyksen kokoukset eli sääntömääräiset kokoukset ja ylimääräiset kokoukset. Yhdistyksen säännöistä riippuen sääntömääräisiä kokouksia ovat joko vuosikokous tai kevät ja syyskokous. Yhdistyksen kokouksen valmisteluista vastaa hallitus ja käytännön toiminnan organisointi kuuluu puheenjohtajalle ja sihteerille. Kokouspaikalla tulee olla käytettävissä säännöt, jotta voidaan tarkistaa läsnäolijoiden äänioikeus.
Yhdistyksen hallituksen tai johtokunnan kokoukset. Hallituksen tehtävät liittyvät ensisijaisesti yhdistyksen kokousten valmisteluun ja toimeenpanoon sekä yhdistyksen johtamiseen ja yhdistyksen suunnitteluprosessien toteuttamiseen. Yhdistyksen kokousten valmisteluun liittyviä asioita ovat ainakin talousarvion, toimintasuunnitelman, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen valmistelu. Toimeenpanoon liittyviä asioita ovat erityisesti toimintasuunnitelman toteuttaminen ja talouden hoito talousarvion mukaisesti. Yhdistyksen kokous voi halutessaan delegoida hallitukselle omaan päätösvaltaansa liittyviä tehtäviä. Hallituksen tehtäviin kuuluu myös yhdistyksen juoksevien asioiden hoito ja niistä päättäminen.
Muut kokoukset (työvaliokunnat, työryhmät)

Kokouksen luonteen vaikutus kokouskäytäntöihin

Kokousten luonne muuttuu yleensä yhdistyksen kokouksista työryhmä-tyyppisiin siirryttäessä seuraavasti:

useammat osanottajat käyttävät puheenvuoroja,
äänestykset vähenevät,
tarve yhteisymmärrykseen lisääntyy,
kokouksen luonne muuttuu muodollisesta keskustelevammaksi ja
puheenjohtajan rooli muuttuu kokouksen teknisestä vetäjästä ja muodollista valtaa käyttävästä aktiiviseksi osanottajaksi, innostajaksi ja erilaisten näkökantojen kokoajaksi.

Vakiintuneet kokouskäytännöt antavat ohjeita kokouksen onnistuneeseen toteuttamiseen. Kokoustekniikan tarkoitus on toimia välineenä päätöksenteossa, se ei ole tavoite sinänsä. Hallituksen kokouksen työtapa kannattaa valita kokouksen tavoitteen mukaisesti. Kun tavoitteena on konkreettinen päätös, vakiintuneet kokouskäytänteet auttavat päätöksenteossa. Kun tavoitteena on ideoida uutta, yhteistoiminnalliset menetelmät ovat aktivoivia.

Erilaisia tapoja järjestää kokous

Kokousten järjestämisen tapa kannattaa harkita kokouksen tarkoituksen, kokouksen laajuuden, päätöksen merkittävyyden ja tietenkin yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyslain mukaisesti.

Kokouksen voi toteuttaa myös perinteisestä kokouksesta poikkeavalla tavalla, esimerkiksi kävelykokouksena tai etäkokouksena.

Yhdistystoiminta on muutakin kuin kokouksia

Oleellista yhdistystoiminnan elävyyden kannalta on, että kokoukset eivät hallitse yhteistä toimintaa. Kokoukset ovat välineitä tuloksiin pääsemisessä ja jäseniä kiinnostavan toiminnan organisoimisessa. Joskus voi olla tarvetta myös selkeyttää, milloin pidetään kokous ja milloin ollaan koolla muutoin vain yhdistyksen toiminta-ajatuksen mukaisesti. Jos yhdistyksen toiminta näyttää ulkopuolisesta pelkästään kokouksilta tai yhdistyksen toimintakertomukseen ei ole muuta kirjattavaa kuin hallituksen kokoukset, on syytä pysähtyä miettimään toiminnan tarkoitusta.