Etäkokouksella tarkoitetaan kokousta, jossa kokoukseen osallistujat ovat fyysisesti eri paikoissa. Etäkokouksessa käytetään hyväksi tieto- ja viestintätekniikkaa.

Yhdistyksen hallituksen kokoukset voidaan järjestää etäkokouksina, mikäli kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty. Etäkokous sopii erityisesti kokouksiin, joiden esityslistaan on kirjattu jokaisesta päätettävästä asiasta päätösesitys tai päätösesitysvaihtoehdot.

Etäkokous voidaan järjestää  reaaliaikaisena kokouksena esimerkiksi videovälitteisesti, jolloin kaikki ovat samanaikaisesti paikalla tai eriaikaisena kokouksena, jolloin voi yhdistellä eri välineitä kuten sähköpostia ja puhelinta (puheyhteys tai tekstiviesti) tai tiedoston jakoa verkon kautta esim. Google Drive. Eriaikaisessa kokouksessa päätetään osallistumiselle kokousaika esim. viikko, jonka aikana jokainen voi lähettää mielipiteensä esim. sähköpostilla kaikille osallistujille. Päätösvaltaisuus todetaan kokouksen päätyttyä kirjaamalla pöytäkirjaan ne osallistujat, jotka ovat antaneet vastauksensa esityslistan asioihin.

Yhdistyksen kokousta ei voida korvata etäosallistumisella (=linkki etäosallistuminen, lopussa olevaan tekstiin)  vaan kyseessä on vaihtoehtoinen osallistumismuoto yhdistyksen perinteiseen  kokoukseen. Etäosallistumisen edellytyksenä on, että yhdistyksen säännöissä on siitä maininta. Myös kokouskutsussa on mainittava, jos etäosallistuminen on mahdollista.

Etäkokouksen toteuttamiseen kehitetyissä erilaisissa teksti-, ääni- ja kuvapohjaisissa järjestelmissä sekä eri vuorovaikutus- ja viestintävälineissä on melko samankaltaiset perusominaisuudet kuten mahdollisuus yhden tai useamman henkilön keskusteluun kirjoittamalla tai puhumalla, mahdollisuus jakaa PowerPoint-dioja ja muuta materiaalia ruudulla, tiedostojen lähettämismahdollisuus ja  äänestysominaisuus.  Maksullisten kokousalustojen lisäksi on ilmaisia välineitä kuten Skype, joka mahdollistaa ilmaiset puhelut ja tekstipohjaisen chatin useammankin käyttäjän kesken.

Vinkkejä onnistuneeseen etäkokoukseen

Testaa tekniikka

Kokouksen vastuuhenkilö huolehtii asialistasta, käytettävästä tekniikasta ja työskentelytavoista etukäteen. Etäyhteys kannattaa avata hyvissä ajoin ja kutsua osallistujat testaamaan verkkoyhteyttä ennen kokouksen alkamista ja varmistaa, että tietokone (tabletti tai kännykkä) ja nettiyhteys toimii samoin kuulokkeet, äänitasot ja vaimennus ovat kohdallaan. Tarvittavat materiaalit, tiedostot ja linkit on hyvä avata tietokoneelle ja sulkea ohjelmat, ikkunat, selaimen välilehdet ja tiedostot, joita ei tarvitse kokouksen aikana. Etäkokouksesta laaditaan muistio/pöytäkirja kuten fyysisestäkin kokouksesta.

Puheenjohtajan rooli

Etäkokouksessa puheenjohtajan rooli korostuu erityisesti puheenvuorojen jakamisessa, koska puheenvuoron antamisessa toiselle ei voida hyödyntää näköhavaintoon perustuvia vihjeitä.  Puheenjohtaja huolehtii, että kokouksen alkamis- ja päättymisajankohdista pidetään kiinni. Kokous sujuu, kun puheenjohtaja toistaa osallistujan esittämän kysymyksen ääneen ennen  kuin vastaa siihen. Puheenjohtaja tai hänen valtuuttamansa kokouksen osallistuja seuraa kokouksen keskusteluosiota, chattia, jossa voi viestiä, mikäli yhteys esimerkiksi katkeilee.

Osallista

Etäkokouksen vuorovaikutuksen suunnittelu on yhtä tärkeää kuin asiasisällön valmistelu. Hyvä kokousasenne ja halu edistää kokouksen onnistumista syntyy, kun kokouksen tarve ja tavoite ovat etukäteen tiedossa. Osallistujat kannattaa myös huomioida tutustumis- ja kuulumiskierroksilla, aktivoivilla tehtävillä sekä palautemahdollisuudella kokouksen lopussa.  Miten tehostaa virtuaalikokouksia? – videolla http://grapepeople.fi/tapamme-toimia/ esitellään muutamia ideoita osallistujien aktivoimiseen.

Esimerkkejä etäkokousjärjestelmistä

Äänineuvottelu/puhelinneuvottelu

Foorum 100 äänineuvottelujärjestelmä (Sanako)

Video-/web-neuvotteluohjelmistoja

Ohjelmistot eroavat ominaisuuksiltaan paljon toisistaan ja kaikki ohjelmistot eivät ole suunniteltu viralliseen kokouskäyttöön, joten kaikissa ei esim. ole äänestystyökalua.

Cisco MeetingPlace
FacilitatePro
Adobe Connect
Polycom
WebEx Meetings
Skype
Confluence
SharePoint 2013
Google Hangouts

Työvälineitä

Paddlet
Etherpad-muistio
Google Drive

Videoneuvottelulaitteet

Laitevalmistajia: Polycom, Tandberg, Sony, VCON
Jälleenmyyjiä, toimittajia Suomessa: ElisaVidera, MediaSolution, Caverion

Järjestelmän valintaan vaikuttaa moni asia kuten järjestettävien kokousten luonne, osallistujien määrä, etäkokousten määrällinen ja ajallinen tarve sekä käytössä olevat resurssit ja tukihenkilökunta.