Kokouksissa vaikutetaan

Täytekuva

Yhdistystoiminnassa vaikutetaan tärkeiksi koettuihin asioihin. Koska yhdistyksessä toimitaan yhdessä toisten samoista asioista kiinnostuneiden kanssa, tarvitaan päätöksentekoa yhdistyksen linjauksista, valinnoista, tavoitteista, taloudesta ja monista muista tärkeistä asioista. Kokoukset ovat yhdistyksen päätöksentekopaikkoja, joissa jäsenet käyttävät päätösvaltaansa.

Resurssit ja toiminta-ajatus antavat pohjaa päätöksenteolle

Yhdistyksen sääntömääräisten kokousten sekä hallituksen kokousten kautta yhdistyksen toiminnalle määritellään linjat ja reunaehdot. Kokouksissa tehtäviin päätöksiin vaikuttavat aina yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt sekä käytössä olevat resurssit: (vapaaehtois)työpanokset, aineelliset resurssit sekä rahoitus. Lisäksi päätöksentekoon tulisi vaikuttaa yhdistyksen oma tai sen kattojärjestön strategia ja siitä löytyvät missio ja visio.

Jos näitä päätöksenteon lähtökohtia ei huomioida, yhdistyksen toiminta-ajatus hukkuu helposti yksittäisten pienten ja suurten asioiden viidakkoon. Voidaan myös joutua tilanteeseen, jossa yhdistyksen toiminta ei vastaa enää toiminta-ajatusta. Omien resurssien sekä toiminta-ajatuksen huomioiminen päätöksenteossa auttaa tekemään valintoja ja asettamaan asioita tärkeysjärjestykseen, jotta toiminta ei kuormitu liikaa epäolennaisista asioista. Asioista päätettäessä on myös tärkeä muistaa miettiä, kuinka asiat toteutetaan käytännössä. Vastuun jakaminen on olennainen osa yhdistyksen päätöksentekoa.

Kokoukset eivät ole yhdistystoiminnan itsetarkoitus, mutta kokouskäytäntöjen osaaminen ja hyvin valmistellut kokoukset mahdollistavat yhdistyksen resurssien käytön varsinaiseen toimintaan.

Kokoukset tukevat yhdistys- ja järjestödemokratiaa

Kokoukset ovat aina myös viestintää ja vuorovaikutusta. Kokouksissa on kommunikoitava niin, että tulee ymmärretyksi ja kuuntelee myös toisten näkemyksiä. Kaikilla osallistujilla on mahdollisuus vaikuttaa, mutta vain julkituotu mielipide vaikuttaa kokouksen päätökseen. Yhdistyksen kokouksiin pitäisi pyrkiä rakentamaan mahdollisimman avoin ja keskusteleva ilmapiiri, jotta kaikki uskaltaisivat tuoda esille näkemyksensä päätettävistä asioista ja syntyisi aitoa keskustelua. Uusia ideoita ei pitäisi tyrmätä heti, vaan niistä pitäisi keskustella.

Yhdistyksen avointa päätöksentekoilmapiiriä voidaan lisätä esimerkiksi jäsenkyselyiden, keskustelutilaisuuksien ja aloitteiden tekemisen kautta. Näin mahdollisimman moni yhdistyksen jäsen saa mahdollisuuden vaikuttaa yhdistyksessä tehtäviin linjauksiin ja suunniteltavaan toimintaa. Eri tavoilla jäseniltä kerättyjä tietoja tulee käyttää hyväksi yhdistyksen päätöksenteossa ja toiminnan toteuttamisessa, jotta jäsenet kokevat, että heidän mielipiteitään kuunnellaan. On myös tärkeää, että yhdistyksen varsinaisen toiminnan toteuttamiseen otetaan mukaan jäseniä mahdollisimman laajasti. Näin syntyy kokemus yhteisten asioiden hoitamisesta ja se puolestaan lisää yhdistys- ja järjestödemokratiaa.

Kokoukseen tulevien asioiden valmistelussa tulee olla huolellinen ja käsiteltäviä asioita tulee valmistella mahdollisimman hyvin, jotta hallituksen jäsenet saavat päätöstensä pohjaksi riittävästi tietoa. Mitä kaikkea voi tehdä ennen kokousta? Osaanko esitellä asian niin, että siihen todella voi ottaa kantaa? Pitäisikö asiasta hankkia vielä lisätietoja?

Äänestys ei ole sitoutumisen ja motivoinnin kannalta paras tapa tehdä päätöksiä. Jos yhdistyksen hallituksen kokous kestää kuusi tuntia, tulisi pohtia; valmistellaanko, suunnitellaanko, tehdäänkö päätöksiä vai keskustellaanko kokouksessa muuten vain? Ilmeisesti ainakaan asioiden valmistelua ei ole tehty kunnolla. Yhdistyksen kokoukset on jo yhdistyslainkin mukaan valmisteltava etukäteen.

Työryhmien, työvaliokuntien ja tiimien kokoukset ovat erilaisia kuin yhdistyksen kokoukset. Vaikka nämä kokoukset ovat luonteeltaan usein innovatiivisia, keskustelevia ja vähemmän muodollisia, on näissäkin kokouksissa hyvistä kokouskäytänteistä (esimerkiksi puheenvuorojen jakaminen ja päätösten selkeä muotoilu) apua.

Katso myös: Onnistunut kokous