Täytekuva. Ei sisätlöä

Kokous etenee yleensä seuraavasti:

  • Kokouksen avaus. Kokous alkaa kolmella nuijan koputuksella ja sen avaa kokouksen koollekutsuja, yleensä puheenjohtaja. Avaaja toivottaa osallistujat tervetulleiksi, selostaa lyhyesti kokouksen tarkoituksen ja julistaa kokouksen avatuksi.
  • Kokouksen järjestäytymisessä valitaan kokoukselle toimihenkilöt.
  • Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen. Laillisuutta ja päätösvaltaisuutta varten katsotaan, täyttääkö kokous laillisuuden ja päätösvaltaisuuden ehdot. Kokous voidaan pitää päätösvallattomanakin, mutta silloin käsitellyt asiat on vahvistettava seuraavassa päätösvaltaisessa kokouksessa.
  • Menettelytavoista sopiminen. Menettelytavoilla tarkoitetaan esimerkiksi puheenvuorojen pyytämistapaa, puheenvuorojen kestoa, ehdotusten tekemisen tapaa jne. Pysyvissä elimissä (esimerkiksi yhdistyksen hallituksessa) kokousten toimintatavoista sovitaan järjestäytymiskokouksen yhteydessä. Kokousteknisistä menettelytavoista sovitaan erikseen suurissa kokouksissa (esimerkiksi liittokokoukset) tai kokouksissa, joissa kokoustekniikka on osallistujille vierasta.
  • Esityslistan hyväksyminen. Hyvin valmistelluissa kokouksissa ehdotus esityslistasta on toimitettu osallistujille etukäteen. Osallistujat voivat tehdä muutoksia esityslistaan. Esitykset on hyvä tehdä tässä vaiheessa, mutta muutoksia voidaan tehdä myöhemminkin.
  • Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen. Pöytäkirjan voi tarkistaa joko valitut pöytäkirjantarkastajat, tai esimerkiksi usein kokoontuvan hallituksen kokouksissa pöytäkirja voidaan käydä läpi seuraavassa kokouksessa, silloin sille on oma kohtansa esityslistassa. Pöytäkirjan korjaukset merkitään meneillään olevan kokouksen pöytäkirjaan.
  • Ilmoitusasiat ovat asioita, jotka annetaan tiedoksi kokouksen osanottajille. Niistä ei tehdä päätöksiä. Tavallisia ilmoitusasioita ovat esimerkiksi hoidetut tehtävät, saapuneet kirjeet tai tulevat tapahtumat. Ilmoitusasiat merkitään tiedoksi pöytäkirjaan. Jos joku asia vaatii päätöksen tekemistä, se siirretään varsinaiseksi päätösasiaksi ja esityslistan kohdaksi.
  • Päätösasioiden käsittely ja puheenvuorot. Kokouksen varsinaiset asiat käsitellään kukin omana kohtanaan. Puheenjohtaja johtaa asian käsittelyä asian käsittelyn kaavan mukaan. Päätökset kirjataan pöytäkirjaan.
  • Muut asiat. Lopuksi käsitellään juuri ennen kokousta tai sen aikana esiin tulleet valmistelemattomat asiat. Muiksi käsiteltäviksi asioiksi ei voida ottaa yhdistyslaissa (24 §) määriteltyjä asioita, joiden käsittely edellyttää, että ne on mainittu kokouskutsussa.
  • Kokouksen päättäminen. Puheenjohtaja päättää kokouksen kiittäen osallistujia ja julistaen kokouksen päättyneeksi kahdella nuijan kopautuksella. Kun kokous on päätetty, sitä ei voida enää avata uudelleen tai jatkaa, vaan sen päätökset ovat lopullisia ja vain seuraavan kokouksen muutettavissa olevia.

 

Kokouksen avaa kokouksen koollekutsuja. Kokouksen päätösvaltaisuuden ehdot löytyvät kunkin yhdistyksen säännöistä. Yhdistyksen hallituksen päätösvaltaisuuden ehdot ovat erilaiset kuin yhdistyksen kokousten.

Kokouksen esityslista voidaan hyväksyä joko esitetyllä tavalla tai sitä voidaan muuttaa kokouksen päätöksellä.

Ilmoitusasiat tuodaan esille kokouksen alkupuolella, koska jotkut ilmoitusluonteiset asiat saattavat vaatia kokouksen kannanottoa (yhdistyksen kokoukset) tai päätöstä (hallituksen kokoukset). Kokouksen toimenpiteitä vaativat asiat siirretään kohtaan 'muut asiat' käsiteltäväksi.

Kokouksen tärkeimmät tavoitteet ovat yhteisymmärryksen luominen päätösasioista ja päätösten hyvä ja selkeä muotoilu. Päätökset tehdään valmistelun ja mahdollisten ehdotusten ja keskustelun pohjalta. Silloin kun kokouksen päätösasiasta ei keskustelemalla päästä kaikkia osallistujia tyydyttävään yhteisymmärrykseen, joudutaan turvautumaan äänestykseen(asiakysymykset) tai vaaliin (henkilökysymykset).

Kun esityslistalla olevat asiat on käsitelty, kokouksen puheenjohtaja päättää kokouksen.