Seuranta

Seuranta on arvioinnin tueksi tehtävän tiedonkeruun perusmenetelmä, joka on tärkeä osa ns. arvioivaa työotetta. Sen hyvänä puolena on olemassa olevan ja toiminnasta kertyvän tiedon hyödynnettävyys.

Seurantatieto on yleensä numeerista. Sitä ja laadullista tietoa tarvitaan arvioinnissa tukemaan toisiaan.

 

Mitä voidaan seurata?

Seurannan kohteita on monia. Alla on listattu joitain yleisimpiä:

  • Käyttäjätilastot. Onko havaittavissa nousua/laskua? Millä selittyvät?
  • Toiminnan suoritteiden (esim. koulutukset) seuranta ja vertaaminen esim. toimintasuunnitelmaan
  • Kustannustehokkuutta ym. arviointeja varten tehtävä talousseuranta. Paljonko jokin toiminto saa maksaa ja paljonko resursseja se tarvitsee ollakseen tehokasta?
  • Ajan käyttö. Mihin henkilökunta ja vapaaehtoiset käyttävät aikaansa? Onko se linjassa järjestön prioriteettien kanssa? Mitä voitaisiin kehittää?
  • Mediaseuranta. Montako kertaa ja millä tavalla järjestön kampanja on mainittu tiedotusvälineissä? Tämän voi toteuttaa itse tai ostaa alan yritykseltä.
  • Kotisivujen kävijämäärä ja sosiaalisen median seuranta: esim. facebook-tykkäykset, keskusteluista saatava tieto. Tämä on esimerkiksi kampanjoiden arvioinnissa noussut aiempaa tärkeämpään asemaan, ja sen merkitys kasvaa yhä.

 

On tärkeää huomata, että suoritteiden tai kustannusten seuraaminen sinällään antaa harvoin vastauksia vaikuttavuuskysymyksiin, mutta toki esim. järjestökoulutus voi tuottaa enemmän toivottuja vaikutuksia, jos koulutukset pidetään suunnitelmien mukaisessa aikataulussa.

 

Miten?

Seurantaa tehdään käytännössä monin eri työkaluin tukkimiehen kirjanpidosta tietokoneohjelmistoihin.

Käytännössä myös esim. toimintakertomuksen työstäminen on seurantaa ja sen tukemiseksi esim. toteutumien, tilastojen jne. systemaattinen seuranta on tärkeää. Jos seurantaa tehdään vähä vähältä, yhdistyksen toimihenkilöiden on helpompi työstää toimintakertomus vuosikokoukselle, eikä siitä synny kenellekään taakkaa.

 

Hyötyjä ja ongelmia

Seuraamalla tilastoja jne. saadaan paljon hyödyllistä tietoa päätöksenteon ja suunnittelun tueksi. Seurannan hyvä puoli on myös se, että saatava tieto on usein objektiivista, eivätkä arvioinnin toteuttajan käsitykset vaikuta siihen. Seuranta on myös edullista ja sitä voidaan helposti toteuttaa työn ohessa ja muuten järjestön jokapäiväisessä elämässä (esim. tilastoimalla vertaisryhmien osallistujamääriä).

Seurannan avulla saatava arviointitieto on kuitenkin usein joustamatonta, eikä aina käyttökelpoista. Jos halutaan esim. seurata, osallistuvatko osallistujat järjestötilaisuuden aikana tapahtuvaan lisätoimintoon, mutta seuranta koskee vain esim. pääsylippujen myyntiä, seuranta tarvitsee ”lisäpalikoita”.

Seuranta on joskus riippuvaista tietoa keräävien henkilöiden aktiivisuudesta. vastuut ja työkalut tulee olla sovittuna, jolloin kaikki tietävät mitä tehdään ja miten toimitaan. (Suomen Mielenterveysseura 2012; Evaluation Trust 2007.)